·POP Mail Email jenis ini sama dengan email yang diterima dari ISP.
Kelebihan :
Kelebihan utama POP mail adalah kemampuannya untuk dibaca secara offline (tidak connect ke internet). Untuk mengecek email, perlu connect ke server POP mail , lalu mendownload seluruh email yang ada. Setelah itu bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email. Bila sudah siap dengan jawabannya bisa connect lagi ke internet dan tekan Send. Untuk itu semua harus menggunakan program client mail seperti Eudora atau Outlook Express.
Kekurangan Kekurangan POP mail adalah tidak bisa mengecek email dari sembarang tempat.
·Web Based email Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan berbagai situs seperti Yahoo, Hotmail, BolehMail, LoveMaildan lain-lain.
Kelebihan Anda bisa mengecek email Anda dari mana saja dan browser apa saja.
Kekurangan Kekurangan utama dari email berbasis web adalah, untuk mengecek email harus selalu terhubung ke internet. Bagi yang hanya menerima beberapa atau belasan email tentu nggak begitu terasa. Tapi bagi yang menerima puluhan email atau bahkan ratusan email tentu akan terasa kekurangannya terutama dalam hal biaya (menambah biaya, karena harus selalu connect ke internet).
·Email Forwarding Email jenis ini akan terasa manfaatnya bagi yang belum menemukan layanan email yang cocok alias suka gonta-ganti email. Pada prinsipnya email forwarding ini merupakan layanan email yang meneruskan email yang dikirim kepadanya ke account email yang lain.
Kelebihan bisa menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya. Selain itu juga tidak perlu memberi tahu email yang baru (jikasering gonta-ganti email). Yang diberikan cukup alamat email forwarding tersebut.
Kekurangan Karena bersifat sebagai perantara, email tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai.
Sumber : http://www.klik-kanan.com/fokus/jenis_email.shtml
Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasisuatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, sepertipengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).Di dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.
Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapatlangsung diperbaiki.Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi diantaranya.
I.2 Perumusan Masalah
Dalam makalah ini, penyusun akan memberikan gambaran mengenai pembahasan-pembahasan tentang pengawasan, antara lain :
1.Pengertian Pengawasan
2.Tipe-Tipe Pengawasan
3.Tahap-Tahap Pengawasan
4.Pentingnya Pengawasan
5.Perancangan Proses Pengawasan.
6.Bidang-Bidang Pengawasan Strategik
7.Alat Bantu Pengawasan Manajerial.
BAB II
ISI
II.1 PENGERTIAN PENGAWASAN
Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.
George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.
Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.
Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan.
Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Kesimpulannya, pengwasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
II.2 TIPE-TIPE PENGAWASAN
Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :
Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan.
Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan-kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk tindakan masa mendatang.
Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia, Pengawasan pendahuluan bahan-bahan, Pengawasan pendahuluan modal dan Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial.
II.2.2 Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:
Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
II.2.3 Pengawasan Feed Back (feed back control)
Pengawasan Feed Back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telahdilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:
Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)
II.3 TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN
Tahap Proses Pengawasan :
Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
a.Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
1.Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2.Mengukur pelaksanaan
3.Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4.Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:
1.mengukur hasil pekerjaan,
2.membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan),
3.mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.
Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:
Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan.
·Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)
Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
·Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.
·Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-penyimpangan
·Pengambilan tindakan koreksi
Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
II.4 PENTINGNYA PENGAWASAN
Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
·Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
·Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
·Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
·Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
·Komunikasi
·Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
II.5 PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN
Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:
1)Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2)Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:
·Pengukuran input
·Hasil pada tahap awal
·Gejala yang dihadapi
·Kondisi perubahan yang diasumsikan
3)Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4)Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5)Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.
Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.
II.6 BIDANG-BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.
oManajemen Kas (Cash Management)
oPengelolaan Biaya (Cost Control)
·Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
·Operasi-operasi Produktif
II.7 ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1)Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemenpengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2)Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
·Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
·Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
·Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
·Adanya pengujian pendahuluan
·Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :
·Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
·Tepat waktu dalam pemakainya
·Menekan biaya secara efektif
·System yang digunakan harus tepat dan akurat
·Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3)Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
4)Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
BAB III
PENUTUP
III.1 Kesimpulan
Pengwasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan (preliminary control),Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control). Tahap Proses Pengawasan ; Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan), Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan –penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.
Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.
Perancangan proses pengawasan diantaranya yaitu; Merumuskan hasil yang di inginkan, Menetapkan penunjuk hasil, Menetapkan standar penunjuk dan hasil, Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi. Bidang strategik dalam pengawasan ialah Transaksi Keuangan, Hubungan Manajer dan Bawahan, dan Operasi-operasi Produktif. Alat-alat pengawasan yang paling umum ialah Manajemen Pengecualian (Management by Exception), Management Information System (MIS), Analisa Rasio dan Penganggaran.
III.2 Saran
Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.
Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.
SAP merupakan software yang banyak dipakai di perusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif.
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
Modul-Modul di SAP
SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :
oSD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)
oMM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory
oPP-Production Planning:membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
oQM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik
oPM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis
oHR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
oFI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury),general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
oCO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
oAM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling
oPS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol
Dampak Integrasi
Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang berakibat:
Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”
Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor.
Transparansi data - Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun.
Parameter Integrasi
Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali saja pada sistem.
Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.
Data di SAP
Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP:
1. Data Transaksi
•Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat purchase order
•Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu
2. Master Data
•Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master, customer master
•Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP
Proses Bisnis dan Fungsi dalam SAP
Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan rangkaian proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi.
Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti integrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai dengan customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi.
Berikut akan diuraikan secara garis besar mengenai proses-proses bisnis yang berlaku pada suatu organisasi manufacturing meliputi :
