MANAJER PROYEK

Menurut Project Mangement Body of Knowledge Guide (PMI 2001) mengatakan bahwa manajer proyek seseorang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek. Menurut Ritz (1994) seorang manajer proyek berasal dari suatu institusi atau seorang pengusaha yang sinonim dengan pengurus, eksekutif, supervisor dan boss.

Peranan Manajer Proyek

• Berperan untuk mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu.

• Berperan juga sebagai seorang komunikator. Dengan ini berarti manajer proyek menjadi tempat terakhir menujunya laporan-laporan, memo, permintaan dan keluhan. Manajer proyek juga mengambil input dari banyak sumber, mengolah dan menyampaikan informasi ke beberapa pihak dan memastikan bahwa semua orang yang punya peran dalam proyek mengetahui informasi mengenai kebijaksanaan, tujuan, anggaran, jadwal kebutuhan, dan perubahan yang ada dalam proyek sesuai peran yang dimiliki.

• Berperan untuk mengambil keputusan yang menjadi wewenangnya, antara lain mengenai realokasi sumber daya, mengubah lingkup proyek, menyeimbangkan kriteria biaya, jadwal dan performansi.

• Merupakan seorang enterpreuneur yang harus berusaha untuk melakukan pengadaan dana, fasilitas dan orang agar proyek dapat berjalan.

• Merupakan seorang agen pengubah yang mempelopori pemakaian ide yang baru dan inovatif dan berusaha keras mengatasi halangan untuk melakukan perubahan.

Tanggung Jawab Manajer Proyek

Tanggung jawab manajer proyek didelegasikan oleh pihak manajemen yang diatasnya. Seorang manajer proyek memiliki tanggung jawab utama yaitu menyerahkan hasil akhir proyek dalam kriteria waktu, biaya, dan informasi yang telah ditetapkan, termasuk profit yang ditargetkan. Secara garis besar tanggung jawab manajer proyek adalah (Soeharto, 1997):

• Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dan anggaran.

• Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumber daya.

• Memonitor status proyek.

• Mengindentifikasikan masalah-masalah teknis.

• Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user, konsultan, top management.

• Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.

• Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan kembali sumber daya.

Fungsi Manajer Proyek :

·         Membuat kerja (Mengagendakan pekerjaan)

·         Menjadwal kerja (Diagram PERT dan Grant)

·         Bertanggung-jawab atas hasil kerja

Kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek:

·         Kompetensi Pencapaian Bisnis

·         Kompetensi Pemecahan Masalah

·         Kompetensi Pengaruh

·         Kompetensi Manajemen diri dan orang lain

Berkaitan dengan pekerjaan seorang manajer, menurut Katz, kemampuan yang diperlukan oleh manajer adalah:

1. Kemampuan konseptual
2. Kemampuan interpersonal
3. Kemampuan administrasi
4. Kemampuan teknis

Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek, diantaranya adalah:

1. Budgeting and Cost Skills: Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek baik dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
2. Schedulling and Time Management Skills: Manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS (Work Breakdown Structure). Selain itu, manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis.
3. Technical Skills: Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan ini biasanya didapatkan dari penimbaan ilmu khusus, misalnya Institut Manajemen Proyek, dsb
4. Resource Management and Human Relationship Skills: Manajer proyek perlu memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, sehingga diperlukan kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan sosial dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder.
5. Communication Skills: Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka.
6. Negotiating Skills: Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
7. Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills: Manajer proyek juga harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsif terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus anatar pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).
8. Leadership Skills: Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menendakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja.

Grey&Larson (2006) memberikan contoh gaya kepemimpinan dengan memberi teladan sebagai syarat menuju manajer proyek yang efektif. Ada enam aspek yang melingkupinya, antara lain :

·         Prioritas, hal ini berbicara mengenai penggunaan waktu. Manajer proyek memerlukan banyak waktu untuk mengamati sebuah pengujian kritis daripada menunggu laporan, menyatakan pentingnya penguji dan pekerjaan tim.

·         Urgensi, dengan meningkatkan pola interaksi dengan tim seperti laporan dan rapat penting dengan sering akan membuat tim merasa bahwa pekerjaan ini sangat penting.

·         Pemecahan masalah, manajer proyek yang efektif akan lebih memusatkan kepada bagaimana tim dapat mengubah masalah menjadi kesempatan atau apa yang dipelajari dari suatu kesalahan untuk lebih proaktif dalam memecahkan maslah.

·         Kerjasama, berbicara mengenai bagaimana manajer proyek bertindak terhadap orang luar dan memengaruhi bagaimana anggota tim berinteraksi dengan orang luar.

·         Standar kinerja, manajer proyek harus menetapkan standar yang tinggi untuk kinerja proyek melalui respon yang cepat atas kebutuhan tim, mengikuti isu-isu penting, berprinsip teguh, serta hati-hati dalam menjalankan pertemuan-pertemuan kritis.

·         Etika, jika seorang manajer proyek dengan bebas menyalahgunakan atau menahann informasi penting dari manajemen atas atau pelanggan, hal ini member isyarat kepada anggota tim bahwa perilaku seperti ini dapat diterima dan dilakukan.

Ada 3 (tiga) karakteristik yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kualifikasi seseorang untuk menjadi Manajer Proyek yaitu:

• Karakter Pribadinya

1.      Memiliki pemahaman yang menyeluruh mengenai teknis pekerjaan dari proyek yang dikelola olehnya.

2.      Mampu bertindak sebagai seorang pengambil keputusan yang handal dan bertanggung jawab.

3.      Memiliki integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung di lingkungan tempat dia bekerja.

4.      Asertif

5.      Memiliki pengalaman dan keahlian yang memadai dalam mengelola waktu dan manusia.

• Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola

1.      Memiliki komitmen yang kuat dalam meraih tujuan dan keberhasilan proyek dalam jadwal, anggaran dan prosedur yang dibuat.

2.      Pelaksanakan seluruh proses pengembangan proyek IT sesuai dengan anggaran dan waktu yang dapat memuaskan para pengguna/klien.

3.      Pernah terlibat dalam proyek yang sejenis.

4.      Mampu mengendalikan hasil-hasil proyek dengan melakukan pengukuran dan evaluasi kinerja yang disesuaikan dengan standar dan tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang dilaksanakan.

5.      Membuat dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak terduga.

6.      Membuat dan menerapkan keputusan terkait dengan perencanaan.

7.      Memiliki kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan jadwal selama hal tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari pelaksanaan proyek jika terjadi jadwal maupun anggaran yang meleset.

8.      Membangun dan menyesuaikan kegiatan dengan prioritas yang ada serta tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya.

9.      Memiliki kematangan yang tinggi dalam perencanaan yang baik dalam upaya mengurangi tekanan dan stres sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja tim.

10.  Mampu membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.

• Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin

1.      Memiliki kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manajerial.

2.      Mampu menyusun rencana, mengorganisasi, memimpin, memotivasi serta mendelegasikan tugas secara bertanggung jawab kepada setiap anggota tim.

3.      Menghormati para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari mereka.

4.      Berbagi sukses dengan seluruh anggota tim.

5.      Mampu menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai.

6.      Memberikan apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.

7.      Mampu mempengaruhi pihak-pihak lain yang terkait dengan proyek yang dipimpinnya untuk menerima pendapat-pendapatnya serta melaksanakan rencana-rencana yang disusunnya.

8.      Mendelegasikan tugas-tugas namun tetap melakukan pengendalian melekat.

9.      Memiliki kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan darinya.

10.  Menjadikan dirinya sebagai bagian yang terintegrasi dengan tim yang dipimpinnya.

11.  Mampu membangun kedisiplinan secara struktural.

12.  Mampu mengidentifikasi kelebihan-kelebihan dari masing-masing anggota tim serta memanfaatkannya sebagai kekuatan individual.

13.  Mendayagunakan setiap elemen pekerjaan untuk menstimulasi rasa hormat dari para personil yang terlibat dan mengembangkan sisi profesionalisme mereka.

14.  Menyediakan sedikit waktu untuk menerima setiap ide yang dapat meningkatkan kematangan serta pengembangan dirinya.

15.  Selalu terbuka atas hal-hal yang mendorong kemajuan.

Referensi :

Suprapto, Heri, Pengaruh Kompetensi Manajer Proyek Terhadap Kinerja Biaya Pada Proyek Konstruksi, Fakultas Teknik Sipil Dan Perencanaan Universitas Gunadarma, 2007.

http://www.setiabudi.name/archives/990

http://belajarmanagement.wordpress.com/2009/03/23/pengertian-dan-tugas-manager/